车程半个多小时，走进宽敞的政府会议室，市长坐在主位，各部门负责人分列两侧，桌上铺满打印好的场地规划、客流分流、补贴预算各类文件。人到齐之后，市长直接牵头，一条一条把双会场所有安排敲定，全程节奏紧凑，没有半句废话。
最先敲定的就是针对徐之舟的专属安排。市长开门见山说，大家之所以一窝蜂往文笔村赶，核心目标都是奔着徐之舟和他的原创歌曲，主会场虽然保留，但分会场不能让游客觉得没看点，所以专门设置固定的徐之舟福利时段。
每天下午五点，徐之舟会从文笔村主会场抽空前往海东镇分会场停留四十分钟，现场登台演唱几首经典曲目，和台下游客面对面聊天互动。
而且还专门定了独一份福利，只有分会场的观众才有资格现场点歌，主会场不开放这个环节，用来平衡两边人流量，吸引一部分游客主动选择留在镇上，缓解村子里的拥挤压力。
说完徐的专属环节，紧跟着敲定常驻歌手加场安排。每天都会安排小姜、赵文远还有其余才艺年轻人轮流，抽出一两个人到分会场单独开一场小型专场演出，时长一个半小时，曲目有新歌也有之前爆火的金曲，保证分会场白天到晚上都有持续演出，不会出现空档冷场。
光靠唱歌还不够，市里还规划了各类特色独家节目，全部只在海东分会场落地。
每天固定三场本地乐队擂台比拼，白族民间艺人、外来业余乐队同台竞技。除此之外穿插魔术表演、民俗杂耍、白族大本曲小型展演，白天市集时段循环上演，丰富全天游玩内容，让游客就算不去村里，在镇上也能玩一整天。
之后轮到游客专属福利板块，第一条就是实打实美食优惠。
所有入驻分会场的小吃、烧烤、白族特色摊位统一执行八折政策，游客任意消费都能享受折扣，摊主损失的差价全部由市财政统一补贴，不用商户自己承担亏损，既让利游客，也保障本地商户收益。
同时专门划分一大片区域打造啤酒花园，所有啤酒统一买一送一，搭配露天大屏同步播放主会场直播，傍晚晚风一吹，边吃小吃喝酒边听歌，氛围感直接拉满。
除了吃喝，分会场独有的抽奖福利也安排得满满当当。每天分三场定时抽奖，奖品种类丰富，有徐之舟亲笔签名歌谱、签名照。
文笔村所有民宿通用房费减免券、全额免单住宿券。
文创市集、烤全羊、餐饮各类代金券，中奖门槛很低，只要当天在分会场有消费记录就能参与，用福利持续留住人流。
大大小小的细则一条接一条敲定，从交通接驳专线、停车区域划分、夜间安保排班、医疗点位设置到保洁人员调配，方方面面全部落实清楚，等整场会议彻底结束，时间已经下午三点多。